Generalidades:

MUNDO CLOUD S.A.S. se encuentra comprometida con la protección de datos personales y los requisitos legales establecidos, para lo cual ha expedido el siguiente manual, el cual nuestra empresa lo invita a conocer. 

MUNDO CLOUD S.A.S., se identificará en adelante y para todos los fines del presente documento como MUNDO CLOUD. 

La presente política se ajusta a la normatividad vigente al momento de su expedición, y podrá ser objeto de cambios conforme con las normas que regulan la materia, dando cumplimiento a las mismas. 

Los datos personales se encuentran definidos en las normas vigentes y corresponden a cualquier tipo de información que permita identificar a una persona natural y/o jurídica de carácter público y/o privado. 

MUNDO CLOUD da uso a los datos que se encuentran bajo su responsabilidad con ocasión de las relaciones que surgen entre ella y prospectos, clientes, proveedores, contratistas, aspirantes y empleados para efectos de cumplir sus objetivos misionales y como sus actividades comerciales y por ello podrá los datos que requiera para la ejecución de estas actividades, incluyendo entre ellos los datos e información que en esta política se detallan. Esta información podrá ser usada con fines estadísticos para el interior de la compañía, para establecer diferentes mediciones relacionadas con la actividad comercial de MUNDO CLOUD y de los sectores en los cuales ejecuta su objeto social. Para efectos del tratamiento de la información comercial y financiera, le informamos que sus datos no serán revelados por nuestra compañía, salvo en los casos en los cuales la Ley lo prevea y en aquellos para los cuales usted la autorice. MUNDO CLOUD podrá ser responsable de los datos en aquellos casos que se requiera para efectos de cumplir con la ejecución de un contrato a su cargo, caso en el cual se presume que quien los entrega es el titular o responsable de los mismos. MUNDO CLOUD no entregará datos de sus clientes a proveedores, salvo en los casos que se requieran para efectos de cumplimiento de registros de licencias o usos en los cuales se requiera.

 La aplicación del presente manual se extiende a aquellos datos que hayan sido obtenidos en procesos de selección y contratación de personal, servicio y atención de clientes, usuarios, proveedores, accionistas y directivos, entre otros, siendo extensivo a todas las personas que cobijan las normas nacionales vigentes, así como para cualquier dato que sea recibido en condición de responsable de los datos.

El presente documento se entrega a nuestros clientes, proveedores, empleados y público en general con el fin de informar qué datos recolecta MUNDO CLOUD, para qué y cómo se usa la misma y cómo puede ser compartida, protegida, transferida y demás condiciones previstas en las normas vigentes, y con el fin de que las personas que entreguen sus datos conozcan los derechos que la Ley les otorga y que MUNDO CLOUD reconoce en este documento informando los mecanismos mediante los cuales pueden ejercer los mismos. 

Marco Legal:

 Según lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se entiende por tratamiento cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, pero no limitadas a las mismas. Se encuentran excluidos de la presente política aquellos datos protegidos por la Ley 1266 de 2008. 

Los datos que actualmente se encuentran en poder de MUNDO CLOUD: usted mismo los ha suministrado, fueron obtenidos a través de un tercero autorizado por usted o por la Ley para darlos a conocer o porque corresponden a datos públicos, cuyo tratamiento no requiere de su autorización previa. 

En caso de requerir el trato de datos sensibles MUNDO CLOUD se ajustará para ello a lo establecido en las normas vigentes que regulan la materia, y le dará aviso de que se trata de esta clase de datos, indicándole la posibilidad que usted tiene de suministrar esta clase de información. 

MUNDO CLOUD nunca condicionará su acceso a los productos o servicios al suministro de datos sensibles, salvo en aquellos casos en los cuales la obtención de estos sea necesaria para la existencia, mantenimiento de las relaciones con MUNDO CLOUD o para el cumplimiento de los deberes a su cargo o del titular del dato. 

MUNDO CLOUD, con el fin de atenderlo adecuadamente y de mantener la relación con usted o con la empresa que usted representa, requiere de su autorización para tratar sus datos personales.

 Si sus datos personales se llegaren a requerir para efectos diferentes a los consignados en la autorización, MUNDO CLOUD solicitará una nueva para dicho propósito; no obstante, lo anterior, cuando este uso sea razonablemente previsible en el marco de las relaciones sostenidas, conforme con las normas vigentes no se solicitará una nueva autorización.

 MUNDO CLOUD puede transferir y tratar sus datos personales fuera del territorio Nacional para efectos de desarrollar las actividades para las cuales se tratarán los datos, para lo cual ha verificado, adoptado y validado previamente las condiciones de seguridad en las cuales serán alojados sus datos.

Definiciones:

 Para los efectos de la presente política y de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, se incorporan las siguientes definiciones: 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de los datos personales para su tratamiento.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Bases de Datos Activas o Vigentes: Son aquellos datos personales objeto de tratamiento, obtenidos de bases de datos públicas o privadas cuyo tratamiento es el resultado de cualquier relación societaria, laboral, comercial, etc, y que solamente estará disponible a la consulta del personal y contratistas autorizados por MUNDO CLOUD, sin que esté autorizada su divulgación por parte de estos. Todas las personas que pretendan acceder a estas bases de datos personales deberán haber suscrito previamente una cláusula de confidencialidad en el manejo de la información de MUNDO CLOUD, la cual será aplicable para la protección de esta base de datos. Estas bases de datos comprenden las bases de datos reportadas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Privado: Es un dato personal y se define igual que este.

Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Es considerado como públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios. Este tipo de dato requerirá autorización para su circulación.

Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. MUNDO CLOUD S.A.S. no recabará ni hará tratamiento sobre esta clase de datos, salvo en aquellos casos que por su relación, sean autorizados por la normatividad vigente.

Datos de Identificación: Es aquella información que persigue individualizar al titular de los datos personales.

Datos de Ubicación: Es aquella información que persigue la ubicación del titular de los datos personales.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia de datos personales: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del

Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. LA TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES SOLAMENTE SE HARÁ A PAÍSES QUE DE CONFORMIDAD CON LA IDENTIFICACIÓN QUE HAGA LA SUPEINTENDENCIA DE INSUSTRIA Y COMERCIO, PROPORCIONEN NIVELES ADECUADOS DE PROTECCIÓN DE DATOS. CUANDO POR ACUERDO PREVIO CON EL TITULAS, RESPONSABLE Y/O ENCARGADO SE DISPONGA LA TRANSFERENCIA A OTRO PAÍS, SE SOLICITARÁ A LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO LA DECLARACIÓN DE CONFORMIDAD QUE CORRESPONDA.

Transmisión de datos personales: es el tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

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Principios:

MUNDO CLOUD S.A.S., adopta e incorpora a la presente política los principios establecidos en la normatividad colombiana que regule la materia, en especial los contenidos en la Ley 1581 de 2012 y aquellas normas que la modifiquen, reglamenten, adicionen y/o complementen.

Clases de Datos Personales.

MUNDO CLOUD S.A.S., de conformidad con la normatividad vigente ha determinado que los datos personales que podrían encontrarse en sus bases de datos, pueden ser Públicos, Semiprivados, Privados y Sensibles.

 Con ocasión de lo anterior, MUNDO CLOUD podrá solicitar los siguientes datos personales:

En aquellos casos en los cuales MUNDO CLOUD obre como responsable de los datos para efectos de la ejecución de un contrato a su cargo, la presente política se aplicará a los mismos, aun cuando las actividades de MUNDO CLOUD sean de almacenamiento de los mismos, ante lo cual se abstendrá de acceder a su contenido con excepción de aquellos casos en los cuales se requiera para mantener adecuadamente la prestación del servicio.

FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES:

Los datos personales que recabe MUNDO CLOUD S.A.S., tendrán las siguientes finalidades:

Autorización: 

Los datos recolectados por MUNDO CLOUD, requerirán de las autorizaciones que la Ley dispone para ello. Por lo anterior, MUNDO CLOUD para recolectar y tratar sus datos requerirá de su autorización y/o aceptación de los términos y condiciones contenidos en el presente documento. Así mismo se aplicarán las excepciones que la misma ley prevea con relación a dichas autorizaciones. 

Con la entrega de sus datos, al aceptar las condiciones publicadas en la página web y/o con el diligenciamiento del formulario físico usted entrega su aceptación voluntaria a MUNDO CLOUD para que colecte sus datos personales, y junto con ello autoriza a MUNDO CLOUD para:

1.  Recaudar, recolectar y almacenar los datos personales e incluirlos en la base de datos de MUNDO CLOUD.
2. Establecer conforme con su criterio la ordenación y/o clasificación de los datos personales.
3. Usar los datos personales suministrados para efectos administrativos internos de MUNDO CLOUD y hacer la conservación del registro histórico para ejecutar actividades relacionadas con el seguimiento suministro de bienes y/o servicios entregados a MUNDO CLOUD, así como los entregados por esta.
4. Hacer la verificación, validación y/o comprobación de los datos suministrados.
5. Usar los datos personales suministrados en campañas publicitarias, envío de información comercial, estudios de mercado y demás actividades relacionadas con la promoción de productos y servicios de MUNDO CLOUD.
6. Uso con fines de solicitar cotizaciones y/o propuestas.
7. Uso con fines de presentación de cotizaciones y/o propuestas.
8. Vincular al titular como proveedor y/o cliente de MUNDO CLOUD.
9. Ejecutar actividades relacionadas con el seguimiento a la venta de bienes y/o servicios a MUNDO CLOUD.
10. Ejecutar actividades relacionadas con el seguimiento a la venta de bienes y/o servicios por parte de MUNDO CLOUD.
11. Consulta y verificación de listas de lavado de activos y financiación del terrorismo.
12. Hacer entrega de la información recibida por MUNDO CLOUD a los terceros con los cuales sea contratado el almacenamiento y administración de las bases de datos, previo cumplimiento de las obligaciones para ello establecidas en las normas vigentes.
13. Hacer la transferencia de los datos entregados a cualquier servidor en Colombia o en el exterior previo cumplimiento de los requisitos legales establecidos para ello.

Con la aceptación de los términos y condiciones contenidos en el presente documento, los clientes, proveedores y empleados de MUNDO CLOUD, la autorizan a título gratuito, para los usos y tratamientos contenidos en la presente política y para los fines y actividades autorizadas. MUNDO CLOUD en condición de responsable y/o encargado, según el fin para el cual haya sido colectado el dato, se acogerá y cumplirá con los preceptos legales que regulen la materia.

 En el evento en el cual usted entregue datos de terceros a MUNDO CLOUD para efectos de almacenamiento, alojamiento, administración en virtud de un contrato cuya ejecución se encuentra a cargo de MUNDO CLOUD, se entiende que usted es el responsable de los datos entregados, y por ello, cuenta con las autorizaciones establecidas en la Ley para este tratamiento, razón por la cual usted será responsable ante MUNDO CLOUD y ante terceros sobre cualquier dato entregado que fuera obtenido indebida, fraudulentamente o sin la autorización del titular.

 No se requerirá autorización de tratamiento de datos personales cuando se trate de:

•  Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
• Datos de naturaleza pública;
• Casos de urgencia médica o sanitaria;
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

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¿Qué datos podrán ser compartidos por MUNDO CLOUD?

 MUNDO CLOUD podrá compartir los datos personales recaudados de proveedores y clientes, para lo cual se limitará a entregar la información relacionada con el nombre del proveedor y/o cliente, persona y datos de contacto en caso de presentar ofertas y/o referencias comerciales, así como en aquellos casos en los cuales la entrega de los datos sea requisito entre otros, pero sin limitar a la suscripción, ejecución, desarrollo, liquidación de contratos, así como la activación de productos, casos en los cuales siempre debe estar vinculado el proveedor y/o cliente.

 Para el caso de los datos de empleados y proveedores cuyas actividades puedan considerar la prestación de servicios para terceros, MUNDO CLOUD podrá entregar datos a sus clientes o clientes potenciales para efectos de acreditar su idoneidad y/o experiencia.

 De igual manera la información personal podrá ser suministrada cuando se requiera para fines preventivos en el caso de evitar responsabilidades de carácter legal, cumplir con mandatos legales o de autoridades competentes que así lo manden o soliciten.

En todo caso MUNDO CLOUD se abstendrá de vender y/o comercializar la información personal que sea recolectada en virtud de la presente política, absteniéndose de compartir cualquier dato con personas no autorizadas para ello.

 MUNDO CLOUD podrá ser encargado de sus datos personales en virtud de los contratos que suscriba para la ejecución de su objeto social, para efectos de esta condición, podrá transferir los datos conforme con la autorización que otorga el responsable de los datos personales y el tratamiento se limitará a los fines exclusivos del contrato en virtud del cual los recibe, los tratará con el mismo cuidado de sus propios datos y respetará los parámetros de transferencia que dispongan las normas vigentes en Colombia.

 Derechos de los titulares de la información:

 Conforme con lo establecido en las normas vigentes, los titulares de la información tendrán derecho a:

1.  Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento, entregando información veraz.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Conforme con los requisitos legales establecidos para el efecto.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Los titulares de los datos personales recaudados por MUNDO CLOUD, podrán ejercer sus derechos de las siguientes maneras:

Con el fin de ser procesada adecuadamente la solicitud que presente el titular de los datos, la misma deberá como mínimo, contener los siguientes datos identificadores: 

• Nombre / Razón social del solicitante y/o titular.
• Clase y número de identificación.
• Dirección de contacto.
• Correo electrónico de contacto.
• Teléfono de contacto.
• Descripción de la solicitud.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por: 

• El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
• Su representante, previa acreditación de la representación.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por MUNDO CLOUD señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información: 

• El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
• Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
• La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
• En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

MUNDO CLOUD tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente: 

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

 MUNDO CLOUD podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

 Para éstos efectos, MUNDO CLOUD podrá utilizar los mismos servicios de atención o servicio al cliente que tiene en operación, siempre y cuando los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

 Cada vez que MUNDO CLOUD ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.

 El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a MUNDO CLOUD la eliminación de sus datos personales cuando: 

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por MUNDO CLOUD. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: 

• El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular.
• Para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, MUNDO CLOUD debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información. 

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, MUNDO CLOUD ha dispuesto de los mecanismos que permiten al titular revocar su consentimiento en los términos previstos por las normas vigentes. 

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es que MUNDO CLOUD deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo. 

Por lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda situación se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.

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Vigencia: 

 Rige a partir del 1º de febrero de 2021.